İşletmeler için özel numaraların kullanımı oldukça önemlidir, çünkü işletmelerin müşterileriyle etkileşimlerini arttırır ve marka bütünlüğünü güçlendirir. Özel numaraların kullanımı için ilk adım, müşterilerin seçebileceği farklı numara türlerinin belirlenmesidir. Daha sonra, özel numaraların oluşturulması için sunucu ayarları yapılmalıdır. IVR menüleri ve çağrı aktarmaları da özel numaraların oluşturulmasıyla ilgili önemli adımlardır. Numaranın yayınlanmasından önce çağrıların kaydedilmesi ve numaranın performansının belirlenmesi için kayıt edilmesi de önemlidir. Özel numaraların kullanımı işletmeler için birçok avantaj sağlar. İşletmelerin müşteri memnuniyetini ve marka bütünlüğünü arttırmalarına yardımcı olur.
Numara Türleri
Özel numaralar müşteriler tarafından seçilebilecek birkaç türde sunulmaktadır. Bunların en popüler olanlarından biri, çağıranın fiziksel konumuna bağlı olan coğrafi numaralardır. Bu tür numaralar, müşterilerin belirli bir bölgedeki müşterileri hedeflemesi veya belirli bir bölgenin yerel bir hissiyatını yaratması için idealdir. Bir diğer yaygın türü ise ücretsiz numaralardır. Bu tür numaralar, müşterilerin işletmeye ücretsiz olarak telefon etmesine olanak tanır. Diğer bir seçenek ise uluslararası numaralardır. İşletmeler, uluslararası müşterilerle iş yaptığında, bu tür numaraları kullanarak müşterilerin kendileriyle iletişime geçmesine izin verirler.
- Coğrafi numaralar
- Ücretsiz numaralar
- Uluslararası numaralar
Bir Özel Numara Oluşturma
Özel numara oluşturma işlemi oldukça basittir. İlk olarak, özel numaranın hangi türünü kullanmak istediğinize karar vermelisiniz. Ardından, bir sunucu ayarı yapılması gerekmektedir. Bu ayar, özel numaranın hedef aldığı müşteri kitlesine uygun şekilde tasarlanmalıdır. Sunucu ayarlarını yaptıktan sonra, IVR menüsü oluşturmanız gerekir. Bu menüde müşterilerin seçebileceği farklı seçenekler olmalıdır. Çağrı aktarım seçenekleri de özel numaraların özelliklerinden biridir. Numaranın yayınlanmasından önce, numaranın kullanım amacı belirlenmeli, kullanıcı dostu bir menü hazırlanmalı ve çağrı kayıtları takip edilmelidir.
Sunucu Ayarları
Özel numaralar oluşturmak için bir sunucu ayarlamak gerekmektedir. Sunucu ayarlamayı sağlamak için öncelikle bir VoIP hizmet sağlayıcısına üye olunmalıdır. Daha sonra, sağlayıcının sunduğu özel numara özelliklerini kontrol ederek, sunucu ayarlarını yapabilirsiniz.
Sunucu ayarları arasında, arayan numarayı veya özel numarayı yönlendirmek için yönlendirme kuralları oluşturmak yer alır. Örneğin, bir özel numarayı farklı bir telefon numarasına yönlendirme, meşgul durumunda otomatik mesaj gönderme ve IVR menüleri oluşturma gibi özellikler sunulur. Bunun için önce IVR menülerinin ayarlanması gerekmektedir.
| Yapılması gerekenler | Sunucu ayarları |
|---|---|
| Özel numarayı yönlendirmek | Yönlendirme kuralları oluştur |
| Arama sonrası mesaj göndermek | Otomatik mesaj gönderme ayarla |
| IVR menüleri tasarlamak | IVR menüleri oluştur |
Bu ayarlamaları yaparken, kullanıcıların ihtiyaç duyabileceği tüm seçenekleri planlamanız gerekmektedir. Bu aynı zamanda, IVR menüsüyle birlikte oluşturulacak tüm çağrı akışlarının tasarlanması anlamına da gelir. Bu şekilde özel numaralar, işletmeler için daha etkili hale gelir.
IVR Menülerini Oluşturma
IVR (Interactive Voice Response) menüsü özel numaralar için oldukça önemli bir özelliktir. Bu menü, müşterilerin çağrıyı daha iyi ve daha hızlı yönlendirmesine yardımcı olur. IVR menüsü oluşturmak için öncelikle işletmenizin ihtiyaçlarını belirlemeniz gerekir. Menüde hangi seçeneklerin olacağına karar vermek ve bunları mantıklı bir şekilde sıralamak önemlidir. Bunun yanı sıra, IVR menüsünün kullanıcı dostu olmasına da dikkat edilmelidir. Ayrıca, IVR menüsü seçenekleri doğru şekilde açıklanmalı ve müşterilerin kolayca anlayabileceği bir dilde tasarlanmalıdır. IVR menüsünü oluşturduktan sonra test etmeniz gerektiğini unutmayın. Böylece müşterilerinize daha iyi bir deneyim sunabilirsiniz.
Çağrı Aktarmaları
Özel numaraların en önemli özelliklerinden biri de çağrı yönlendirme özelliğidir. Özel numaranız üzerinden gelen çağrıları farklı numaralara yönlendirmek ve bu sayede daha etkin bir iletişim sağlamak mümkündür. Örneğin, çağrılarınızın cevapsız kalması durumunda, özel numaranızın çağrı yönlendirme seçeneğiyle, çağrıyı diğer bir numaraya aktarabilirsiniz.
Organizasyonunuzda birden fazla departman varsa, bir çağrıyı doğru kişiye veya departmana yönlendirmek de oldukça önemlidir. Özel numaranız üzerinde çağrı yönlendirme özelliği ile, çağrıyı doğru kişiye veya departmana yönlendirebilirsiniz.
Özel numaraların çağrı yönlendirme özelliği, birden fazla kişinin kullanabileceği bir çözüm de sunar. Belirlediğiniz numaralara farklı zaman dilimlerinde çağrı yönlendirmesi yaparak, çağrıların hiçbir zaman kaybedilmemesini ve müşteri memnuniyetinin yakalanmasını sağlayabilirsiniz.
Numaranın Yayınlanması
Özel numaraların oluşturulma sürecinin tamamlanmasının ardından, numaranın kullanıma sunulma süreci başlar. Özel numara yayınlanmadan önce, operatörlerin numarayı onaylaması gerekiyor. Onay süreci başarılı geçtiğinde, özel numara kullanıma sunulacak.
Özel numara yayınlanmadan önce, kullanılacak olan araçlar ve yöntemler belirlenir. Bu aşamada, numarayı kullanmak isteyen kişilerin rahat edebileceği yöntemler tercih edilir. Örneğin, çağrı merkezi hizmeti sunan bir şirketin özel numarasını kullanmak isteyen kişiler, IVR menüleri ve çağrı aktarma seçeneklerinin yanı sıra diğer yöntemlerle de numaraya erişebilirler.
Numaranın yayınlanması sonrasında, işletmeler numarayı pazarlama ve tanıtım faaliyetleri kapsamında kullanabilirler. Numaranın basılı materyallerde, web sitelerinde ve diğer pazarlama materyallerinde kullanımı yaygındır.
Özel numaraların yayınlanması aşamasında, doğru şekilde tanıtım yapılması önemlidir. Doğru tanıtım yapılmadığı takdirde, numara kullanım dışı kalabilir veya kullanılabileceği halde kullanılmamış olabilir. Bu nedenle, işletmelerin özel numaralarını doğru şekilde tanıtmaları, müşterilerine sunumlarını yapmaları ve onların bu numaraları anlamaları için eğitim almaları gerekir.
Avantajları
İşletmeler için özel numaralar, birçok avantaj sağlayabilir. Bunların bazıları şunlardır:
- Profesyonellik: Özel numaralar, işletmelerin profesyonel bir görünüm sergilemesine yardımcı olur. Müşteriler, işletmeyle iletişime geçerken, güvenli ve kurumsal bir hissiyat hissederler.
- Kolay hatırlanabilme: İşletmeler, müşterilerinin özel numarayı kolayca hatırlamalarına yardımcı olan, özel bir numara seçerek avantaj sağlayabilirler.
- Çağrı Yönlendirme: Özel numaralar, çağrı yönlendirme özellikleri ile birlikte kullanılabilir. Bu sayede, aramalar, doğru departman veya kişiye yönlendirilir ve müşteri memnuniyeti artırılır.
- Performans Analizi: Özel numaralar kullanılarak işletmeler, çağrı kayıtlarını takip ederek, performanslarını analiz edebilir. Bu sayede, müşteri iletişimlerindeki hatalar belirlenebilir ve gerekli iyileştirmeler yapılabilir.
Marka Bütünlüğü
Özel numaraların işletmelerin marka bütünlüğüne katkısı oldukça büyüktür. Çünkü özel numaralar sayesinde müşterileriniz size daha kolay ulaşabilir ve herhangi bir satış noktası aracılığıyla aramak yerine direkt olarak sizinle iletişim kurarlar. Bu da müşterilerinizin sizinle bağlantıyı daha sağlam ve özel hissetmelerini sağlar. Özellikle müşterilerin size ulaşmak için kullanabilecekleri markanıza özgü numaralar, marka kimliğinizi doğrudan yansıtır ve müşterilerin sizinle daha kolay iletişim kurmalarına olanak tanır. Bu sayede markanız iletişimde daha etkili bir hale gelir ve müşteri memnuniyeti artar.
Müşteri Memnuniyeti
Özel numaralar işletmelerin müşteri memnuniyetini önemli ölçüde etkileyebilir. Çünkü müşteriler işletmenin bir numarasını aradığında hızlı bir şekilde ilgili departmana veya kişiye yönlendirilmesi müşteri deneyimi açısından oldukça önemlidir. Özel numaralar, müşterilerin zamanlarını boşa harcamasını önler ve daha hızlı bir hizmet almasına yardımcı olur. Ayrıca, özel numaralar sayesinde müşteriler, doğrudan işletmeyle iletişime geçmek istemedikleri durumlarda, bir santral aracılığıyla bilgilerini iletebilirler. Bu da müşterilerin tercihlerine saygı göstermek ve daha kişisel bir deneyim sunabilmek adına oldukça önemlidir.
İpuçları
Özel numaralar işletmeler için müşteri memnuniyeti ve marka bütünlüğü açısından önemli bir araçtır. Ancak, doğru özel numaranın seçilmesi ve kullanımı için birkaç önemli ipucuna dikkat etmek gerekiyor.
- Kullanım Amacına Karar Verme: İşletmenin hedefi ve müşterilerin ihtiyaçlarına uygun özel numaralar seçilmelidir. Ayrıca, müşterilerin numarayı nasıl arayacağına dair bir fikir sahibi olmak da önemlidir.
- Kullanıcı Dostu Menüler: IVR menüleri kolay kullanılır ve anlaşılır şekilde tasarlanmalıdır. Ayrıca, test edilerek müşterilerin menüyü rahatlıkla kullanacağından emin olunmalıdır.
- Çağrı Kayıtları: Özel numaranın performansını belirlemek için çağrı kayıtları takip edilmelidir. Bu sayede, numaranın müşteri ihtiyaçlarına yanıt verip vermediği ve müşteri memnuniyeti açısından nasıl bir değer sunduğu değerlendirilebilir.
Doğru özel numara seçimi işletmenin başarısı için oldukça önemlidir. Yukarıdaki ipuçlarına dikkat ederek, müşteri deneyimini ve marka bütünlüğünü arttıracak özel numaralar oluşturabilirsiniz.
Kullanım Amacına Karar Verme
Özel numara kullanım amacı, işletmenizin ihtiyaçlarına ve hedeflerine göre belirlenmelidir. Özel numaralar, çeşitli işlevlere sahip olabilirler. Örneğin, müşteri hizmetlerine yönlendirme, pazarlama kampanyaları için çağrı merkezleri, ücretsiz çağrı hatları veya yerel numaralarda aranabilir özel numaralar.
Bir özel numara seçmeden önce, amacınızı belirleyin ve hangi tür numara sizin işletmeniz için en uygun ise onu seçin. Ücretsiz numaralar, müşterilerinizle kolayca iletişim kurmanızı sağlar. Ara sıra kampanyalar için kullanabileceğiniz bir numara seçmek, reklam bütçenizi yönetmenize yardımcı olabilir. Belirli bir bölgedeki müşterilerinize ulaşmak isterseniz, o bölgede aranabilecek bir numara seçin.
Bunları düşündükten sonra, özel numaraların farklı amaçlarını inceleyerek kendi işletmeniz için en uygun olanı seçebilirsiniz.
Kullanıcı Dostu Menüler
Özel numaralar oluşturmak için önemli bir adım, kullanıcı dostu IVR menüsü oluşturmak ve test etmektir. IVR menüsü, müşterilerin istedikleri bilgiye hızlı bir şekilde erişmelerini ve işletmenin ihtiyaçlarına uygun şekilde yönlendirilmelerini sağlar. Kullanıcı dostu bir IVR menüsü, müşterilerin işletme hakkında daha olumlu düşünmelerine ve daha az şikayet etmelerine yardımcı olabilir. IVR menüsü, müşterilerin kullanması kolay olmalı ve her adımı net bir şekilde açıklamalıdır. IVR menüsü hakkında geri bildirim almak için test çağrıları yapmak ve menüyü düzenli olarak güncellemek, müşteri memnuniyetinin artmasına katkı sağlayabilir.
Çağrı Kayıtları
Özel numaraların performansını değerlendirmek için çağrı kayıtlarını takip etmek oldukça önemli bir adımdır. Bu kayıtlar sayesinde, özel numaranın kullanıcılar tarafından nasıl değerlendirildiğini, yapılan çağrıların ne kadarının cevaplandığını ve müşteri deneyimi hakkında değerli veriler elde edilebilir. Bu nedenle, özel numara oluştururken çağrı kayıtları yönetimini de göz önünde bulundurmak oldukça önemlidir. Ayrıca, kaydedilen çağrılar analiz edilip, müşteri hizmetleri ve satış ekiplerinin performansının artırılması için gerekli aksiyonlar alınabilir. Bu sayede, işletmenizin müşteri memnuniyetini artırarak daha büyük kazançlar elde etmenize olanak sağlanır.
